DOCUMENTO PR-GEN-000Para empresas de 20 a 300 personas

Lo que tu equipo sabe, por fin por escrito.

En tu empresa, cómo se hacen las cosas vive en la cabeza de unas cuantas personas. ProcessMiner las entrevista por WhatsApp y te entrega el procedimiento, el diagrama y el checklist. Sin que nadie escriba un manual.

Empezar con una plática de 20 min Ver cómo queda un proceso ↓

Tu gente contesta con notas de voz. Tú solo revisas y apruebas.

Lo que Rosa cuenta por WhatsApp → se vuelve el procedimiento.

Entrevista · Cobranza

Rosa Gómez

Rosa, tú eres la experta. ¿Qué haces si un cliente no paga?

0:18

“Si no pagan en 3 días, le aviso al vendedor y ya no surtimos a crédito.”

¿Me mandas foto del estado de cuenta? Tapa los datos del cliente.

64% cubierto

Lo que Rosa cuenta por WhatsApp → se vuelve el procedimiento.↓

ABARROTES DEL BAJÍO

PROCEDIMIENTOCobranza

Cód. PR-FIN-002Revisión 04Página 3 de 6

4. Desarrollo del procedimiento4.1 Diagrama de flujo

4.2 · COBRANZA

Revisar saldos vencidos

4.3 · COBRANZA

Enviar estado de cuenta

¿Pagó?

4.5 · VENDEDOR

Detener el crédito

SÍ

4.4 · COBRANZA

Aplicar el pago

ELABORÓ

Rosa G.

REVISÓ

Luis P.

APROBÓ

APROBADO

DOCUMENTO CONTROLADO

↑ En el 4.5, Ana lo hace distinto. Hay que decidir.

§ 01
El problema

Tu manual de procedimientos se llama Carmen.

Y se va de vacaciones. En las empresas de 20 a 300 personas los procesos existen, pero nadie los ha escrito. Cuando alguien clave falta, renuncia o se enferma, el conocimiento se va con esa persona.

“¿Qué se rompe cuando alguien sale de vacaciones?”

Una de las primeras preguntas que te hace el Mapeador.

Mapa de riesgo5 DEPENDEN DE 1 PERSONA

SOLO 12 PERSONAS3 O MÁSMUY ALTO

ConciliaciónCobranzaNómina

ALTO

EntregasCierre de mes

PedidosRecepción

Surtido

MEDIO

Cotización

Empezar por lo rayado ↑

§ 02
Procedimiento

Cómo se documenta un proceso sin escribir un manual

PR-PM-001 · v1
Frecuencia: una vez por proceso

#ACTIVIDADDESCRIPCIÓNRESPONSABLETIEMPO

1Mapear la empresaUna plática con el dueño, como con un consultor: qué procesos hay, quién los sabe y qué se rompe si esa persona falta.Dueño + Mapeador20 min

2Entrevistar a quien lo haceCada persona recibe un enlace por WhatsApp, sin contraseña. Contesta con texto, notas de voz y fotos, a su ritmo.Colaborador + Entrevistador15–20 min

3Revisar el borradorEl flujo sale por responsable, con la cita de dónde salió cada paso y marcado lo que falta confirmar o no coincide.EditorLo que tardes

4Aprobar y descargarQuien valida lo aprueba. Sale el procedimiento en PDF con tu logo, la versión Word y el checklist para el día a día.ValidadorUn clic

Sí, esta sección también es un procedimiento.

§ 03
El producto

Un proceso, tres formas de leerlo.

Diagrama, documento y checklist son el mismo proceso. Si cambias uno, cambian los tres.

VENDEDOR

1 · CONFIRMADO

Recibir el pedido

2 · UNA FUENTE

Revisar existencias

¿Tiene crédito?

4 · POR CONFIRMAR

Capturar el pedido

CRÉDITO Y COBRANZA

5 · UNA FUENTE

Autorizar crédito

⌘KAgrega validar el crédito antes de surtir

PASO 2 · ACTIVIDADRevisar existencias

DE DÓNDE SALIÓ

“Antes de capturar, reviso en el sistema y si dice poquito, voy a ver físicamente.”

— Ana, entrevista del 12 de sep.

TRUCO DE EXPERTA

Si el sistema marca menos de 5 piezas, confírmalo en el anaquel.

DUDA POR RESOLVER

¿Se revisa igual en pedidos de mostrador?

Re-entrevistar sobre este paso →

§ 04
Los agentes

Cinco agentes. Ninguno sabe más que tu gente.

Hablan en español de México, sin jerga, y tratan a cada colaborador como lo que es: la persona experta.

AGENTEQUÉ HACEQUÉ TE ENTREGA

MapeadorPlatica con el dueño siguiendo el camino del cliente y del dinero.Inventario de procesos + mapa de riesgo

EntrevistadorReconstruye un caso real, pregunta qué sale mal y rescata los trucos que nadie escribe.Hechos con cita textual

SintetizadorJunta entrevistas y evidencias; si dos personas lo hacen distinto, no adivina: te lo señala.Borrador con nivel de confianza

EditorLe pides cambios en palabras normales y te enseña qué va a cambiar antes de hacerlo.Cambios con vista previa

EvidenciasLee fotos y capturas, las liga al paso correcto y avisa si hay datos delicados.Anexos del procedimiento

Anexos

Lo que te llevas

PDFProcedimiento con portada, control de cambios, responsables, diagrama, excepciones e indicadores.

WEBChecklist para marcar desde el celular, y también en PDF para imprimir.

DOCXEl mismo contenido en Word, para ajustarlo a tu formato.

Cláusulas de confianza

CL. 1Tus datos solo los ve tu empresa. Cada colaborador ve únicamente su entrevista y sus procesos.
CL. 2Cada entrevista tiene su propio enlace. Nadie necesita contraseña y nadie ve lo de otro.
CL. 3Pedimos tapar datos al tomar fotos y avisamos si una captura muestra información delicada.
CL. 4Cada cambio es una versión nueva. Siempre sabes quién aprobó qué y puedes regresar.

§ 05
Preguntas

Lo que preguntan los dueños

No. Cada persona recibe un enlace por WhatsApp y contesta desde el navegador de su celular, sin contraseña. Puede pausar y volver con el mismo enlace.

Que ningún proceso dependa de una sola persona.

Empieza hoy con una plática de 20 minutos. Al terminar sabrás qué procesos tienes, quién los sabe y cuáles están en riesgo.